Het belang van internal control

Juistheid, tijdigheid, volledigheid en betrouwbaarheid zijn de belangrijkste pijlers binnen uw boekhouding. internal control op orde

Internal Control op orde? 

Juistheid, tijdigheid, volledigheid en betrouwbaarheid zijn de belangrijkste pijlers binnen uw boekhouding. Wanneer de administratie niet volgens deze pijlers wordt gevoerd, ontstaat een grote kans op onjuiste informatievoorziening. Managers nemen beslissingen op onvolledige informatie en krijgen stakeholders beperkte financiële informatie. Het hanteren van de juiste internal controls vergroot de kwaliteit van registratie, worden fouten vooraf geïdentificeerd en krijgt u meer grip op interne en externe risico’s.

 

Het invoeren van een robuuste planning & control cycle inclusief een zelfstandig opererende control afdeling kan er ook voor zorgen dat fouten in een vroegtijdig stadium worden ontdekt en gecorrigeerd.

 

Hoe zijn de procedures en het beleid die de betrouwbaarheid van de administratieve organisatie kunnen vergroten geregeld?

 

 

functiescheidingen

Functiescheidingen

 

Wanneer één iemand verantwoordelijk is voor de boekhouding, rapportage en controle wordt de kans op fraudeleuze handelingen vergroot. Breng scheiding in taken en verantwoordelijkheden en verdeel deze tussen meerdere personen en afdelingen. Bij kleinere organisaties kunnen kritieke taken ook worden beoordeeld door een derde persoon buiten het team.

toegangscontrole

Toegangscontrole

 

Hoe gemakkelijk is er toegang te verkrijgen tot het boekhoudpakket? Zijn er wachtwoorden? Is er een automatische logging? Houd ongeautoriseerde gebruikers die aanpassingen kunnen maken buiten het systeem. Robuuste access controls kunnen een eerste poging tot misbruik of fraude vroegtijdig detecteren en voorkomen.

fysieke inventarisatie

Fysieke inventarisatie

 

Het fysiek nalopen van administratief aanwezige activa zoals inventaris, materialen en gereedschap, kunnen goed de verborgen verschillen zichtbaar maken. Tellen van geld in verkooppunten kan dagelijks worden gedaan. Grotere tellingen van inventarisatie en voorraden kunnen per kwartaal of op jaarbasis. Het uitvoeren van een fysieke inventarisatie is het sluitstuk van de interne controle, aangezien dit de daadwerkelijke confrontatie is tussen de administratieve en de fysieke realiteit.

standaardiseren van documenten

Standaardiseren van documenten

 

Documenten die worden gebruikt voor het verantwoorden van financiële transacties, zoals inkoopfacturen en reiskostendeclaraties, standaardiseren om zodoende de consistentie te verhogen. Dit verkleint de kans op een vrije interpretatie en maakt het makkelijker om afwijkingen te detecteren voordat ze zijn geboekt.

reconciliations

Reconciliations

 

De afstemming tussen grootboek en subgrootboeken, tussen grootboekrekeningen en de onderbouwing ervan, tussen intercompany saldi en tussen bankafschriften en de administratie. Zomaar wat voorbeelden van reconciliaties die minimaal maandelijks moeten plaatsvinden om fouten vroegtijdig te onderkennen en te corrigeren. Verschillen zijn onjuistheden in het grootboek, de specificaties of tussen uw administratie en die van anderen. Het vroegtijdig ontdekken van die fouten voorkomt vervelende verrassingen tijdens de jaarafsluiting en accountantscontrole.

goedkeuringsautoriteit

Goedkeuringsautoriteit

 

Laat bepaalde transacties altijd voor goedkeuring langs de betreffende manager gaan. Naast de boekhouding wordt elke transactie gezien, geanalyseerd en goedgekeurd door een manager. Op deze manier worden er geen grote betalingen of uitgaven gedaan zonder de bevoegdheid van meerdere personen.  

Is uw finance & control een volwaardig business partner? Maak het self-assessment!

Om u te ondersteunen hebben wij een ‘Do it yourself Quickscan’ ontwikkeld. Met deze quickscan maakt u inzichtelijk of de basis op orde is van uw finance & control organisatie. Waar liggen de risico’s en waar liggen de kansen? In het onderzoek komen vier kernpijlers aan bod met daaronder vier vragen die u kunt beoordelen van één (onvoldoende) tot vijf (uitstekend). Na het insturen van de testresultaten ontvangt u een one-page rapportage met bijbehorende tips.

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Maak dan gerust een afspraak met één van onze consultants. We delen graag onze expertise onder genot van een bakje koffie.


WAT WE DOEN