Stuurinformatie: de brug voor het samenbrengen van twee werelden!

nut en noodzaak van stuurinformatie

Stuurinformatie: de brug voor het samenbrengen van twee werelden!

In de ene wereld wordt strategie en beleid geformuleerd en in de andere wereld wordt deze tot uitvoering gebracht. De verbinding tussen deze twee is de brug van stuurinformatie. In dit artikel geven we toelichting op het nut en noodzaak van stuurinformatie. Verder zullen we ingaan op het Bluefield Finance Reporting Framework. Deze methode gebruiken we voor de juiste verdeling van stuurinformatie. 

Traditionele Planning & Control

Traditionele Planning & Control

Hoe gaat de organisatie presteren ten opzichte van de strategie van het bedrijf? Hoe zorgen we dat de bijdrage van de operatie zichtbaar wordt op strategisch niveau? Wat zeggen deze prestaties over de huidige situatie en zouden ze een indicatie kunnen geven van toekomstige successen? Adequaat sturen van de organisatie begint met het beschrijven van een strategie en het benoemen van KPI’s. Vervolgens zal het management een planning maken met hierin verschillende scenario’s gekoppeld aan de verwachte prestaties van de organisatie. Het afzetten van de verwachting tegenover het daaruit voortvloeiende resultaat zal de mogelijke verbanden gaan weergeven tussen het handelen en presteren van de organisatie. Het is nog steeds aan het management om de keuzes te maken die de basis vormen voor targets, budgetten, etc. Periodiek wordt er gekeken naar de performance, worden verschillen verklaard en nieuwe maatregelen genomen om sturing te geven aan de organisatie. Het concept staat, echter blijkt de realiteit weerbarstiger.

Informatie als basis

Het bedenken van een concept, uitrollen naar diverse bedrijfsonderdelen, ad hoc opereren en het opstellen van een jaarkalender/-planning is veelal te beperkt om een organisatie succesvol aan te sturen. Relevante stuurinformatie kan bij de aansturing verschil maken en is de basis van een succesvolle planning & control cyclus.

 

 

Tegenwoordig is het gemakkelijk om informatie te verzamelen, presenteren, analyseren en corrigeren. Toch dient de vraag gesteld te worden of het hier gaat om relevante informatie. De oplossing voor het optimaliseren van de informatievoorziening wordt veelal gezocht in technische verbeteringen (zoals een Business Intelligence tool). Hiermee zal de informatievoorziening (visueel) perfect ogen, maar dit is slechts aan de oppervlakte. Fundamentele en structurele problemen zijn aan de oppervlakte niet zichtbaar en kunnen een significante impact hebben op de data integriteit.

up-to-date accounting manual

Een voorbeeld van een niet zichtbaar maar structureel probleem kan het verschil in definitie zijn binnen dezelfde organisatie. Zo kan een commercieel manager compleet anders denken over een begrip als netto omzet dan zijn collega finance manager. In de dagelijkse praktijk praten de mensen langs elkaar heen of is men een groot deel van de tijd bezig met het aan elkaar uitleggen van de verschillen!

 

Het simpelweg ontbreken van een up-to-date accounting manual kan er voor zorgen dat een organisatie uit elkaar groeit en niet in harmonie aan hetzelfde doel werkt. In de praktijk komen wij geregeld dezelfde valkuilen tegen. Hieronder enkele voorbeelden:

Aanbod van informatie is leidend

Aanbod van informatie is leidend

Met de huidige ICT systemen kunnen de prachtigste dashboards worden gemaakt. Met de vaak snelle en overhaaste start wordt er geen verbinding gemaakt tussen vraag en aanbod en verdwalen organisaties in het bos van informatie.

 

Revenue Assurance

Revenue Assurance

Het risico bestaat dat systemen en documenten die verantwoordelijk zijn voor de registratie van de omzet-stromen niet frequent worden gecontroleerd. Hierdoor kan niet met zekerheid worden gesteld dat de omzet (of delen hiervan) tijdig wordt gecollecteerd dan wel juist en volledig wordt verantwoord in de financiële administratie.

Handmatige control

Handmatige control

Het inbouwen van controles heeft veelal een toegevoegde waarde. Echter dienen handmatige controles tot een minimum te worden beperkt, gezien dit foutgevoelig is en daarmee het nut van een controle voorbijschiet.

Samenhang in rapportages

Samenhang in rapportages

Bij het terugbrengen van de informatievoorziening naar relevante en beknopte rapportages, dient de samenhang van deze rapportages te worden bewaakt. Gebruik van eenduidige terminologie, aansluiting van verschillende rapportages op elkaar en logische volgorde in de manier van rapporteren zijn noodzakelijk.

Juiste verdeling van stuurinformatie

Iedere laag in een organisatie heeft (stuur-)informatie nodig voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Het operationele niveau heeft behoefte aan informatie die de dagelijkse werkzaamheden ondersteunen. Top management heeft rapportages nodig voor adequate sturing en het maken van strategische plannen. Om stafafdelingen en managementlagen optimaal te kunnen voorzien in hun informatiebehoefte, wordt gebruik gemaakt van het Reporting Framework. Het doel van een dergelijk dashboard is om in één oogopslag de uitvoering van bedrijfsactiviteiten te kunnen overzien. Het management heeft op deze manier alle informatie voorhanden om op operationeel, tactisch en strategisch niveau te monitoren. 

 

Reporting Framework
Reporting Framework

Het model links bestaat uit vier niveaus; operationele reporting, lijn management, senior management en top management. De verdeling geeft het optimale uitgangspunt weer voor het Reporting Framework. Idealiter is dat alle lagen in de organisatie sturen op dezelfde doelstellingen zodat de gehele organisatie dezelfde kant op beweegt, echter de frequentie en mate van detaillering verschilt.

 

Wilt u een keer geheel vrijblijvend sparren over informatievoorziening en hoe deze een bijdrage levert aan de organisatie en uw stakeholders? Ons team van consultants staan voor u klaar om alle vragen te beantwoorden!


Wat we doen