automatiseren van procure to pay

Procure to pay proces

In dit artikel wordt duidelijk waarom u dit proces aandacht moet geven, laten we quickwins zien en maken we doelstellingen inzichtelijk.

Procure to pay beslaat het gehele proces binnen een organisatie vanaf de behoefte aan het afnemen van producten en/of diensten tot en met de uiteindelijke betaling ervan. Van alle processen krijgt dit proces vaak de minste aandacht. Prioriteiten van organisaties zijn veelal gericht op salesprocessen, hrm of een ERP solution. Het gevolg is een traditioneel en chaotisch verlopend inkoopproces. 

 

Wat is het nut van procure to pay?
Voor een organisatie moet het prioriteit zijn om naast de inkomsten te focussen op de uitgaven. Het vergroot de winstgevendheid, verbetert de controls en perfectioneert de input voor de jaarrekening. Voor de operationele kant van de organisatie heeft het vele voordelen voor de samenwerking tussen inkoop en de leveranciers. Toch staat het procure to pay proces vaak nog los van andere systemen en worden inkooporders handmatig verwerkt en in sommige gevallen wordt er direct contact gezocht met de leveranciers zonder deze te verwerken. 

 

Wil een organisatie meer grip op dit proces dan begint het succes met standaardisatie en automatisering. De voordelen die worden behaald zijn veelal; betere financial controls, lagere inkoopkosten, kleinere overhead en betere relaties met leveranciers.

Wat wilt u automatiseren?

Inkoopverzoek

Inkoopverzoek

Vanuit de operatie komt een verzoek voor het aanschaffen van producten en/of diensten. In het papierentijdperk werd dit verzoek in drievoud ingediend en in sommige gevallen werd er direct contact gezocht met de leverancier. Tegenwoordig zou de operatie zijn verzoek elektronisch moeten kunnen indienen en is de keuzemogelijkheid bepaald in een vaste catalogus.

Goedkeuring inkoopverzoek

Goedkeuring inkoopverzoek

Binnen de meeste organisaties is er goedkeuring nodig voor de aankoop gedaan kan worden. Vroeger werd handmatig een verzoek ingediend, dat vervolgens goedgekeurd moest worden. De papieren belandden op de grote stapel of raakten in sommige gevallen kwijt. De handmatige aanpak maakte van dit simpele proces een tijdrovende klus. Tegenwoordig wordt dit verzoek elektronisch ingediend en krijgt de betreffende manager direct een melding om het verzoek goed te keuren.

Uitgiften inkooporder

Uitgiften inkooporder

Na goedkeuring ontvangt de leverancier automatisch bericht, waarna de leverancier weer automatisch een bevestiging stuurt. 

Ontvangst facturen

Ontvangst facturen

E-mail is op dit moment de gebruikelijke manier van leveranciers om een factuur te sturen. In sommige gevallen wordt deze uitgeprint en handmatig ingevoerd. Bij een volledig geautomatiseerde Accounts Payable afdeling worden gegevens automatisch ingelezen en wanneer deze nog per post worden aangeleverd is het mogelijk om deze in te scannen en vervolgens te verwerken.

Matchen van facturen

Matchen van facturen

Is de factuur ontvangen dan moet deze automatisch worden afgestemd met de inkooporder. Is het gefactureerde bedrag gelijk aan de afgesproken prijs? Vindt de betaling plaats na levering van de producten en/of diensten? Door een aantal checks toe te voegen wordt de foutmarge enorm verkleind.

Betaling

Betaling

Wanneer bovenstaande is goedgekeurd wordt de betaling automatisch vrijgegeven en kan deze verwerkt worden.

De voordelen op een rijtje

Met huidige technologische mogelijkheden is de vraag niet meer ‘waarom’ we een verandering zouden moeten doen, maar is het de vraag ‘wat’ we willen bereiken. Waarom procure-to-pay aandacht vraagt, laat zich kort en eenvoudig beantwoorden:

1. Bespaar geld;

2. Informatie; complaince, onderhandelingen over prijs, bulkaankopen, overbetalen leveranciers, etc;

3. Efficiency; vergroot de slagkracht van de organisatie.

 

Er zijn op veel terreinen voordelen te behalen; financieel, technisch, operationeel of logistiek. Op welk vlak willen we als organisatie excelleren? Willen we bijv. productleider zijn of willen we uitblinken in operationele excellence? Wat is ons missie?

Procure to Pay Process Flow

Wat willen we bereiken?

Inzicht prestaties

Zicht op de uitgaven door nauwkeurige en betrouwbare rapportage is essentieel voor het sturen van een organisatie. Door het proces te standaardiseren en automatiseren wordt deze waterdicht en daarmee wordt de betrouwbaarheid van data enorm vergroot. Ook voor het afleveren van een accurate jaarrekening en om te voldoen aan de compliance van de jaarrekening, is het zaak dat alle transacties goed worden gerapporteerd. Bij een aankoopproces dat chaotisch verloopt zal dit niet het geval zijn en worden er veel transacties gedaan zonder dat deze goed worden verwerkt. In een dergelijke situatie worden er dus keuzes gemaakt op basis van data die incompleet is.

 

Controleren uitgaven

Informatie maakt het mogelijk om onze organisatie te begrijpen en aan te sturen. De basis in dit proces is inzichtelijk hebben wat we kopen en uiteraard wat we eraan uitgeven. Op deze manier kunnen we bijv. evalueren; worden afspraken met leveranciers nageleefd? Kunnen afspraken worden aangescherpt? Etc. Ultiem is het om een accurate inschatting te kunnen maken van de toekomst.

 

Audit Controls

Het beperken van het risico op fraude door leveranciers en personeel. Onvolledig zicht op het procure to pay proces zorgt dat er bewust en onbewust grote fouten gemaakt kunnen worden. Er kan te weinig geleverd worden, er kan dubbel geleverd en/of betaald worden of facturen worden geaccepteerd met een te hoge inkoopprijs. Duidelijk zicht op dit proces beperkt deze risico’s.

 

Efficiëntere processen

Het moge duidelijk zijn dat een geautomatiseerd proces vele malen efficiënter verloopt dan de oude handmatige manier van werken. De oude manier van werken bestaat uit meer stappen en er zijn veel meer mensen bij betrokken. Formulieren moeten worden ingevuld, deze moeten worden goedgekeurd, orderformulier moeten worden opgemaakt, facturen moeten worden verwerkt etc.

Bent u nieuwsgierig naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Maak dan een vrijblijvende afspraak met één van onze specialisten! In dit gesprek kunnen we toelichting geven op onze ervaringen met het optimaliseren van het procure to pay proces.


Wat we doen